Conserver ses données en version numérique ? Retenir cette option n’a en fait presque aucune incidence sur leur durée de conservation. « Elle est identique, à une exception près, explique Romain Caffier, expert-comptable au sein du cabinet 3G Gadras, membre du groupement France Défi. Si les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale doivent être conservés durant cinq ans, les contrats conclus par voie électronique avec des particuliers doivent, eux, l’être pendant dix ans ». Rien n’interdit, cependant, de les archiver plus longtemps. « Qu’il s’agisse de l’achat d’un fonds de commerce ou de parts sociales, les titres de propriété et les actes de vente doivent être conservés à vie », recommande d’ailleurs Romain Caffier.
A ne pas négliger non plus, la date à partir de laquelle le délai commence à courir. « Pour les contrats commerciaux, il débute lorsqu’il est rompu. Pour les bulletins de paie, c’est à partir du moment où le salarié a quitté l’entreprise », indique Romain Caffier. Enfin, lorsque les données sont numérisées, l’entreprise doit se tourner vers une solution de stockage sécurisée. Et ne pas oublier de les sauvegarder. Un, cinq, dix, trente ans, petit tour d’horizon des délais de conservation des principaux documents de l’entreprise.
Les documents civils et commerciaux
Selon leur nature, la durée de conservation est très variable. Ainsi, si les polices d’assurance doivent être gardées seulement deux ans, les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers doivent l’être trente ans. Pour les contrats commerciaux et les documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèques…), le délai est de cinq ans.
