La dématérialisation des marchés publics
La dématérialisation des procédures est obligatoire pour tous les achats publics supérieurs à 25 000 euros. Une association souhaitant répondre à un marché public de ce type doit s’y préparer.
La dématérialisation consiste notamment pour les acheteurs publics à mettre en ligne les dossiers de consultation de leurs marchés et à recevoir les offres des associations de cette même manière. Tous les échanges doivent se faire uniquement par voie électronique via un profil acheteur, y compris la notification des décisions.
OBJECTIFS
La transformation numérique de la commande publique s’articule autour de quatre objectifs majeurs. Il s’agit de développer les échanges et traitement d’information tout au long de la vie d’un contrat, de simplifier les usages et diminuer la charge administrative grâce au numérique, d’archiver électroniquement les documents, et de renforcer la transparence de la commande publique. À cette fin, un certain nombre de données considérées essentielles doivent obligatoirement être publiées (articles L. 2196-2 et L. 3131-1 du Code de la commande publique). Au nombre de 16, ces informations concernent à la fois l’acheteur et le marché.
CREER VOTRE COMPTE
Le profil d’acheteur est la clé de voûte de la dématérialisation. Vous devez vous rendre sur le profil de l’acheteur public pour y créer votre compte personnel. C’est là que vous déposerez votre dossier de candidature avant la date limite. La sécurité et l’intégrité des échanges sont garanties par horodatage et la traçabilité des échanges est assurée.
VERIFIER VOTRE CONFIGURATION TECHNIQUE
Une configuration minimale de votre poste de travail (système d’exploitation, navigateurs internet, pare-feu, logiciels utilisables comme par exemple Java ou les antivirus, etc.) est nécessaire pour pouvoir utiliser le profil d’acheteur. Les systèmes d’exploitation et les navigateurs internet les plus communément disponibles sont utilisables (Microsoft Windows, Apple Mac OS, Linux). Mais comme les prérequis techniques diffèrent d’un profil à un autre, il convient de vérifier ceux du profil d’acheteur sur lequel vous allez déposer votre pli. Ne le faites pas à la dernière minute, car vous devrez sûrement installer des logiciels spécifiques, notamment Java (mis gratuitement à votre disposition) avant de pouvoir télécharger les documents de la consultation.
SIMPLIFIER VOTRE CANDIDATURE AVEC LA DUME
Le formulaire électronique appelé DUME (document unique de marché européen) est une déclaration sur l’honneur de la compétence, de la situation financière et de la capacité d’une association à candidater à un marché public. Ce document permet de simplifier vos démarches concernant les pièces justificatives à transmettre et de gagner du temps avec le pré-remplissage automatique des critères de sélection. Il peut vous être proposé par l’acheteur ou vous pouvez choisir vous-même d’en utiliser un, l’acheteur étant obligé de l’accepter. Il est accessible soit directement sur le profil de l’acheteur, soit via le ser-vice DUME. Après le dépôt de votre offre, vous recevrez un accusé de réception comprenant : l’identification de l’entreprise auteur du dépôt ; le nom de l’acheteur ; l’intitulé et l’objet de la consultation concernée ; la date et l’heure de la réception des documents ; la liste détaillée des documents transmis.
SIGNER ELECTRONIQUEMENT
La signature électronique, nominative et délivrée à une seule personne physique, est un moyen de garantir l’intégrité des documents. Il n’est plus obligatoire que les documents de candidature soient ainsi signés sauf si l’acheteur l’exige dans son règlement de consultation (Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la signature électronique des contrats de la commande publique). Par contre, une fois le marché acquis, le contrat définitif devra être signé électroniquement. La réalisation d’une signature électronique nécessite d’avoir au préalable obtenu un certificat de signature auprès d’une autorité compétente, conforme au règlement eIDAS (Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché inté-rieur qui est entré en vigueur le 23 juillet 2014). Pour vous le procurer, vous pouvez aller sur le site de l’entreprise LSTI, chargée par l’Agence nationale pour la sécurité des systèmes d’information (ANSSI) de re-censer les prestataires de service de confiance conformes. Comptez un délai de 8 à 15 jours pour obtenir votre certificat de signature. Le coût annuel d’un certificat varie entre 80 et 300 euros HT selon sa durée de validité (de 1 à 3 ans selon l’abonnement choisi) et ses modalités de délivrance.
LA FACTURE ELECTRONIQUE, UNE OBLIGATION D'ICI 2020
L’obligation de facturation électronique (Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014) est progressivement entrée en vigueur et s’imposera aux petites associations de moins de 10 salariés dès le 1er janvier 2020. L’agence pour l’informatique financière de l’État (L’AIFE) a mis en place le portail Chorus Pro, point d’entrée unique et gratuit pour le traitement des factures électroniques. Vous devrez y créer un compte pour répondre à cette obligation.
QUAND UNE ASSOCIATION DOIT SUIVRE LES MÊMES REGLES
Le Code de la commande publique entré en vigueur le 1er avril 2019 s’applique aux pouvoirs adjudicateurs ce qui signifie évidemment les acheteurs publics mais également les personnes morales de droit privé où se retrouvent plus d’associations et fondations qu’on ne le croit. Tel que le définit l’article L. 1211-1 de ce code, en relèvent « les personnes morales de droit privé qui ont été créées pour satisfaire spécifiquement des besoins d’intérêt général ayant un caractère autre qu’industriel ou commercial, dont : soit l’activité est financée majoritairement par un pouvoir adjudicateur ; soit la gestion est soumise à un contrôle par un pouvoir adjudicateur ; soit l’organe d’administration, de direction ou de surveillance est composée de membres dont plus de la moitié est désignée par un pouvoir adjudicateur ». De même, sont soumises à ce code des associations ou fondations qui ne sont pas des pouvoirs adjudicateurs, dans le cadre de certains contrats subventionnés à plus de 50 % par un pouvoir adjudicateur (activités de génie civil ou de construction relatifs aux hôpitaux, équipements sportifs ou récréatifs notamment) (art. L. 2100-2).
Le compte d'emploi ressources obligatoire à partir de 153 000 euros
Le décret n° 2019-504 du 22 mai 2019 vient de fixer à 153 000 euros le seuil de l’obligation de déclaration préalable ainsi que celui d’établissement obligatoire du compte d’emploi des ressources (CER) pour les organismes faisant appel à la générosité publique. C’est une clarification pour les petites associations qui en sont donc dispensées dès lors qu’elles sont en dessous de ce seuil.
UN DECRET ATTENDU
Depuis la loi n° 91-772 du 7 août 1991 « tout organisme ayant fait appel public à la générosité au sens de la présente loi établit un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public, qui précise notamment l’affectation des dons par type de dépenses, lorsque le montant des dons, constatés à la clôture de l’exercice, excède un seuil fixé par décret ». Par ailleurs, les organismes qui collectent des dons pour certaines causes par appel public à la générosité sont tenus de déposer une déclaration préalable lorsque le montant des dons collectés par cette voie au cours de l’un des deux exercices précédents ou de l’exercice en cours excède un seuil fixé par décret. Problème : jamais le décret annoncé n’était jusqu’alors paru.
FLOU JURIDIQUE
D’où une situation juridiquement floue... En l’absence du décret, depuis l’ordonnance 2015-904 du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations, la commission des études juridiques de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes (Réponse du CNCC, EJ 2016-66, février 2018) avait précisé que dès lors que ce seuil n’a pas fait l’objet d’un décret d’application de l’ordonnance, le CER n’a pas à être établi, car cette obligation n’est juridiquement pas entrée en vigueur. Les experts-comptables et commissaires aux comptes recommandaient cependant de l’établir dès lors que les dons collectés par appel public à la générosité étaient significatifs.
DATES BUTOIRS
Le décret du 22 mai 2019 vient enfin de fixer ce seuil au niveau du seuil de référence des obligations comptables des associations, soit actuellement 153 000 euros. Le seuil de déclaration préalable s’apprécie au titre des exercices comptables ouverts à compter du 1er juin 2019 et au cours de l’un des deux exercices précédents. Quant au seuil à partir duquel un organisme est tenu d’établir un compte d’emploi des ressources, il est applicable aux exercices clos à partir du 1er juin 2020 ou, volontairement par anticipation, clos à une date antérieure. Rappelons que le nouveau règlement comptable 2018-06 de l’ANC (le nouveau plan comptable associatif) prévoit un modèle de compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public conforme à la loi 91-772 du 7 août 1991 (ANC, règlt 2018-06, art. 432-17 à 432-21, pages 32 à 35). Un arrêté vient du reste d’abroger l’arrêté du 30 juillet 1993 qui fixait l’ancien modèle.
