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Qui peut contrôler une association ?

Comme tout autre organisme, les associations peuvent être contrôlées par les administrations afin de s’assurer qu’elles respectent bien les règles de gestion et de fonctionnement auxquelles elles sont soumises. Connaître ces contrôles et leurs modalités permet d’y être préparé et, le cas échéant, les aborder sereinement. N’hésitez pas à vous faire assister de votre expert-comptable.

Administration fiscale

Toute association est susceptible d’être contrôlée par les services fiscaux : parce qu’elle a des activités lucratives, parce qu’elle n’en a pas mais perçoit des revenus patrimoniaux, pour vérifier qu’elle répond bien aux critères de non-lucrativité ou que les dons sont correctement déclarés. Un contrôle peut subvenir suite à un élément interpelant de la déclaration fiscale ou dans le cadre d’une instruction plus large qui concerne un secteur d’activité spécifique. L’administration peut alors procéder à un contrôle sur pièces (elle étudie les déclarations et éléments fournis à la recherche de possibles incohérences et peut demander des éléments complémentaires) ou à un contrôle sur place, au siège de l’association (recherche plus approfondie).
L’association est avisée du contrôle. L’avis de vérification précise les années concernées et rappelle également à l’association qu’elle a la possibilité de demander à une tierce personne de l’assister. Dans certains cas, l’administration fiscale peut recourir à un contrôle surprise.
Elle ne peut alors procéder qu’à des opérations limitées : constations matérielles et copie de fichiers informatiques. L’administration est par ailleurs autorisée à examiner la comptabilité, opération qui peut se faire à distance lorsque la comptabilité est numérique. Si une ou des erreurs apparaissent, ces contrôles pourront donner lieu à une procédure de rectification.

URSSAF

Un contrôle de l’Urssaf concerne principalement les associations employeuses mais pas uniquement (remboursements de frais à des bénévoles - suspicion de travail dissimulé par exemple).
Un tel contrôle peut faire suite à une déclaration sociale incohérente, à un contrôle fiscal, ou au contrôle préalable d’un organisme auquel l’association est liée. L’association est informée de la visite de contrôle au moins 15 jours avant. L’avis ne précise pas la nature des éléments contrôlés ni la période concernée (jusqu’à 3 ans avant l’année courante voire 5 ans en cas de travail illégal).
Le contrôle peut s’étaler sur plusieurs mois sans dépasser 3 mois pour les associations de moins de 20 salariés (période pouvant toutefois être prolongée une fois à la demande de l’Urssaf ou de l’association). Lors du contrôle, l’agent a de grandes latitudes. Il est légitime à accéder à tous les locaux, à interroger des salariés mais aussi des tiers ayant des relations professionnelles avec l’association ou d’autres administrations, à exiger la communication de tout document, et à accéder au matériel informatique.
Suite à ce contrôle, l’association reçoit une lettre d’observations à laquelle elle peut répondre et apporter ses arguments dans les 30 jours. L’administration produit ensuite un rapport final.

CNIL

Dès lors que vous traitez des données personnelles, vous êtes susceptibles d’être contrôlés pour vérifier le respect de la loi Informatique et libertés et du règlement européen sur la protection des données (RGPD). Ces contrôles peuvent avoir lieu sur place, sur pièces, sur audition ou en ligne. Ils sont menés soit dans le cadre du programme annuel, suite à une réclamation ou à un signalement, soit suite à une mise en demeure préalable. Pour un contrôle sur audition, l’association est convoquée au moins 8 jours à l’avance et peut avoir à fournir des documents en amont du rendez-vous. Elle peut se faire assister d’une personne de son choix. Les agents sont habilités à demander « tous documents nécessaires à l’accomplissement de leur mission et en prendre copie », à accéder aux programmes informatiques et aux données, à s’entretenir avec le personnel.

Inspection du travail
À la demande d’un salarié ou de manière inopinée, l’inspection du travail peut venir dans vos locaux vérifier la bonne application du droit du travail. Cette visite n’est en général pas annoncée. Les agents sont autorisés à visiter l’ensemble des locaux et à prélever des échantillons des produits et matières utilisés ou fabriqués.
S’ils le requièrent, vous êtes tenus de leur montrer les registres et documents obligatoires. Les documents permettant de comptabiliser le temps de travail de chacun doivent également pouvoir être fournis pendant un an voire 3 ans pour les cadres ayant un forfait jours. Suivant les situations, si des anomalies sont mises en lumière, le contrôle pourra donner lieu à une observation, à un avertissement ou à un procès-verbal.

ESSMS
L’inspection générale des affaires sociales (IGAS) ainsi que différents réseaux territoriaux (Agences régionales de santé, Directions départementales de la cohésion sociale, etc.) sont habilités à inspecter les établissements et services sociaux et médicosociaux (ESSMS) et contrôler qu’ils respectent bien les normes et conditions de fonctionnement et de prise en charge du public édictées par le Code de l’action sociale et des familles. Les modalités et caractéristiques juridiques dépendent du type de contrôle.

Cours des comptes
Les organismes bénéficiant de dons qui font appel à la générosité du public ainsi que les établissements et services médicosociaux (ESMS) peuvent être contrôlés par la Cour des comptes. Ses observations sont également communiquées aux autorités de
tutelle. Le contrôle est notifié par lettre et suit une procédure rigoureuse : entretien de début en présence du rapporteur et du contre-rapporteur présentant les caractéristiques du contrôle (sur pièce ou sur place, etc.), entretien de fin d’instruction, délibération, contradiction, seconde délibération, observations définitives.
Plusieurs suites peuvent être données : de la communication interne, externe, à des procédures juridictionnelles ou judiciaires.

Se préparer

Ce n’est pas parce que vous faites l’objet d’une vérification que votre association est suspectée de fraude. Jusqu’à preuve du contraire, vous êtes considérés comme étant de bonne foi. Vous aurez donc tout à gagner à faciliter les opérations de contrôle. Pour cela, un classement logique et ordonné des différents documents comptables, fiscaux, sociaux est un préalable indispensable. Lorsque vous êtes prévenus d’un contrôle, le mieux est de pouvoir s’y préparer en réunissant les documents qui vous semblent pertinents. Ayez aussi à disposition les procédures pour accéder aux logiciels d’administration, de comptabilité, de gestion commerciale, de paie, etc

Comment protéger vos bénévoles ? 

Une association a tout intérêt à protéger ses bénévoles afin de ne pas risquer la requalification d’une activité bénévole en activité salariée.

« Est bénévole toute personne qui s’engage librement pour mener une action non salariée en direction d’autres, en dehors de son temps professionnel et familial. » Ainsi, le bénévolat se différencie du salariat qui se caractérise par une rémunération en contrepartie d’une prestation de travail sous l’autorité d’un employeur.

Ni rémunération

Le bénévole ne reçoit aucune rémunération, ni en espèces (salaires, indemnités, etc.) ni en nature (hébergement, repas, mise à disposition d’un véhicule, etc.). Il peut toutefois être défrayé pour les dépenses engagées pour le compte de l’association, à l’euro près et sur présentation de factures justificatives. Ces remboursements doivent
correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Le bénévole peut en outre recevoir des chèques-repas (décret du 29 septembre 2006, loi du 23 mai 2006).

Ni lien de subordination
L’activité du bénévole ne doit présenter aucun lien de subordination avec l’association. Lien qui supposerait que l’association peut « donner des ordres et des directives, en contrôler l’exécution et sanctionner les manquements de son subordonné (...) » (Cour de Cassation, CS du 13 novembre 1996, 94-13.187). L’existence ou non d’un tel lien sera appréciée au regard des conditions réelles dans lesquelles l’activité est exercée. Ainsi, si le bénévole n’a aucune liberté dans l’organisation et l’exercice de sa mission (horaires imposés, demande d’autorisation pour s’absenter ou pour se faire remplacer, etc.), le lien de subordination sera considéré comme établi. Le risque de requalification du bénévolat en salariat sera donc réel.

Requalification
En cas de requalification par un juge, l’association doit affilier la personne concernée au régime général de la Sécurité sociale, appliquer les règles en matière d’accidents du travail, et payer un redressement forfaitaire à l’Urssaf recouvrant les cotisations dues au titre des rémunérations ou des avantages en nature versés. Le bénévole reconnu salarié pourra aussi saisir les prud’hommes pour demander : le paiement des salaires des trois dernières années ; l’indemnité, les dommages et intérêts pour licenciement en cas de rupture de la relation de travail ; et l’indemnité forfaitaire pour travail dissimulé égale à six mois de salaire. Enfin, le délit de travail dissimulé est puni de trois ans d’emprisonnement et de 45 000 euros d’amende pour le représentant légal et de 225 000 euros pour l’association (art. L8221-5 du Code du travail).

Convention d'engagement bénévole
Conclure une convention entre le bénévole et l’association permet de donner un cadre. Elle doit préciser : les obligations de l’association et celles du bénévole afin de pouvoir démontrer que la relation ne présente aucun élément constitutif d’un lien de subordination ; qu’il n’y a ni horaires de travail, ni instructions et que le bénévole est libre de choisir les activités et les modalités dans lesquelles il les réalise ; les règles selon lesquelles le bénévole peut être défrayé ; etc. Attention : une convention ne protège pas dans l’absolu si les conditions du contrat de travail sont bel et bien présentes (Cour de Cassation, CS, du 29 janvier 2002, 99-42.697, Croix-Rouge).

Brèves 

De nouvelles mentions pour le règlement intérieur du personnel

Depuis le 1er septembre 2022, les associations employeuses qui disposent d’un règlement intérieur (obligatoire au-dessus de 50 salariés) doivent y intégrer le dispositif de protection des lanceurs d’alerte ainsi que les nouvelles règles de protection des victimes de harcèlement

Loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 entrée en vigueur le 1er septembre 2022

L'URSSAF a un nouveau site 
Le nouveau site de l’Urssaf, plus accessible et plus fonctionnel est en ligne. Il offre
une présentation détaillée des services (missions, statistiques, offres d’emploi...) https://www.urssaf.org/accueil.html

Cinq ans pour requalifier un contrat de travail

Dans certaines situations litigieuses, le travail fourni par un bénévole ou un volontaire peut être requalifié en salariat. Inversement, un contrat de travail peut ne pas en être un. Toute personne contestant sa situation considérant qu’il s’agit d’une relation de travail peut légitimement saisir le juge pour en décider. La Cour de cassation a défini la durée de prescription pour entreprendre une telle action en reconnaissance : 5 ans à partir de la fin de la relation contractuelle douteuse (article 2224 du Code civil).

Fonds de dotation : des contrôles renforcés

La loi n° 2021-1109 du 24 août 2021 confortant le respect des principes de la République consacre ses articles 17 et 22 au renforcement du contrôle des fonds de dotation par l’autorité préfectorale. L’article 17 renforce les moyens de contrôle à posteriori et les pouvoirs de sanction tandis que l’article 22 soumet les fonds de dotation à l’obligation de présenter dans un état séparé des comptes les ressources et avantages consenties par une personne physique ou morale étrangère. Le décret du 16 mai 2022 précise aussi les modalités de versement de la dotation initiale et étend le recours obligatoire à un comité consultatif. Il précise le contenu des déclarations de création et de modifications des statuts, du rapport d’activité et des comptes annuels, et notamment les modalités d’information et de justification de la perception et de l’utilisation de ressources ou avantages provenant de l’étranger. Il prévoit par ailleurs la transmission dématérialisée des documents à l’autorité administrative. Concernant le contrôle de l’autorité administrative, le décret précise les conditions et modalités de la suspension de l’activité d’un fonds de dotation par l’autorité préfectorale et définit les différents cas de dysfonctionnement susceptibles d’entraîner une suspension ou une saisine des autorités judiciaires en vue d’une dissolution.

Décret n° 2022-813 du 16 mai 2022

Une nouvelle définition du bénévolat par le CESE

Le Conseil économique, social et environnemental (CESE) a publié un avis fourni (162 pages) concernant l’engagement bénévole, la cohésion sociale et la citoyenneté. Le bénévolat se retrouve ainsi avec une nouvelle définition : « Le bénévolat est l’action de la personne qui s’engage librement, sur son temps personnel, pour mener une action non rémunérée en direction d’autrui, ou au bénéfice d’une cause ou d’un intérêt collectif. » Cet avis détaille également 19 préconisations pour faciliter l’accès au bénévolat de chacun et chacune en informant, accueillant et accompagnant mieux ; en reconnaissant de façon collective et individuelle les bénévoles ; en formant mieux et en reconnaissant davantage les compétences des bénévoles et en améliorant la mesure du bénévolat et de ses effets.

Mise en avant de pratiques associatives innovantes

Une étude de l’Uniopss met en avant une centaine d’expériences associatives innovantes dans la pratique sociale de terrain (service rendu et organisation), dans ce qui « fait société » et qui contribue à ce que chacun trouve sa place. Les expériences présentées dans cette analyse montrent comment les associations pratiquent l’innovation de manière singulière, avec une capacité à ajuster les pratiques au plus près des besoins. Ce document valorise ainsi la diversité des réalisations et pratiques associatives.