L'obligation vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse, y compris en cas d'enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. Sont également concernés, les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne.
Les données visées sont celles concourant directement ou indirectement à la réalisation d’une transaction (y compris pour les transactions de type « école » ou « test »), qui participent à la formation des résultats comptables et fiscaux ou qui sont liées à la réception (immédiate ou attendue) du paiement en contrepartie.
Quelles sont les conditions à respecter par les logiciels ?
Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent respecter les conditions de sécurisation suivantes :
- inaltérabilité (rendre inaltérables les données d'origine relatives aux règlements) ;
- sécurisation (sécuriser les données d'origine et de modification et celles permettant la production des pièces justificatives émises) ;
- conservation (conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système) ;
- archivage (archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie).
Quelles sont les justifications à produire et les sanctions encourues ?
Les contribuables doivent justifier des conditions ci-dessus :
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soit par un certificat délivré par un organisme accrédité,
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soit par une attestation individuelle de l'éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l'administration.
Cette justification peut intervenir :
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à l'occasion d'une vérification de comptabilité ;
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lors d'un contrôle inopiné, les agents de l'administration fiscale pouvant intervenir dans les locaux professionnels des contribuables, selon une procédure et des horaires encadrés.
Les manquements donnent lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, éventuellement reconduite à défaut de régularisation dans le délai de 60 jours.
Afin de bien maîtriser ces nouvelles obligations, contactez-nous pour un diagnostic personnalisé.
